Ausgabe 02/2020

Selbstorganisation und Zeitmanagement

Beim ersten Lesen des Titels „Selbstorganisation und Zeitmanagement“ denken die meisten, dass es sich hier um zwei relativ synonyme Begriffe handelt. Folgend wird sich zeigen, dass einer der Begriffe eigentlich falsch ist.

Zeitmanagement ist ein unglaublich populärer Begriff. Eine kurze Internetrecherche des Begriffs spuckt bei amazon über 60 Tausend, bei YouTube über 400 Tausend und bei Google über 3 Millionen Ergebnisse aus. Vom Pareto-Prinzip über die Pomodoro-Technik bis hin zur ALPEN-Methode, der XY-Theorie und dem Eisenhower-Prinzip – dieses Thema scheint von hinten bis vorne durchdacht und populärwissenschaftlich aufgearbeitet zu sein. Es geht darum zu priorisieren, den Tag einzuteilen und darum, wie man in kurzer Zeit möglichst viele Informationen aufnehmen kann oder viel erreichen kann.

Pareto, Pomodoro & Co

Das Pareto-Prinzip, oder auch 80-20-Regel genannt, besagt zum Beispiel, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Einsatzes erreichen werden können. Die restlichen 20 Prozent zum Erreichen eines Ziels, erfordern hingegen 80 Prozent des Aufwandes und damit den quantitativ meisten Arbeitseinsatz. Man kennt es selbst, wenn man sich im Perfektionismus verliert und nur wenig bis gar nichts umgesetzt wird.

Die Pomodoro-Technik wird im Arbeitsprozess einen Schritt konkreter und setzt direkt bei der Planung und der Zeiteinteilung an. Jegliche Arbeitsschritte werden dabei in 25-Minuten-Portionen eingeteilt. Nach Ablaufen der Zeit wird eine kleine Pause eingelegt, um dann die nächste Arbeits-Portion zu erledigen. Nach vier promodori (ital. für Tomate: erinnert an die Küchenuhr) wird eine längere Pause von 20 bis 25 Minuten eingelegt. Häufige Pausen sollen die geistige Beweglichkeit verbessern.

Dann gibt es da noch die interessante Geschichte von Ivy Lee, einem PR-Experten Anfang des 20. Jahrhunderts und dem Großunternehmer Charles Schwab. Schwab war bereits sehr erfolgreich, wollte aber die Produktivität seiner Mitarbeiter erhöhen. So kam er auf Ivy Lee, der sich seiner Mitarbeiter annahm und ihnen die Ivy Lee-Methode beibrachte. Er brauchte dafür nur einige Stunden. Denn die Methode ist simpel: Schreib am Ende des Tages sechs Aufgaben für den nächsten Tag auf und priorisiere sie. Steige am nächsten Tag direkt mit der ersten Aufgabe ein, ignoriere den Rest und arbeite so die Liste nacheinander ab. Alles was du nichts schaffst, schiebe auf den nächsten Tag. Auf diese Weise werden Störfaktoren wie Ablenkung, Prokrastination, Startschwierigkeiten und Unentschiedenheit drastisch reduziert. Tatsächlich war Schwab so zufrieden, dass er Lee einen Scheck über 25.000 Dollar (heute 400 Tausend) ausstellte und angeblich sagte, dass es der beste Rat war, den er je erhalten habe.

Den Tag einteilen und möglichst effizient arbeiten hilft schon mal enorm. Aber es gibt auch wirklich schwierige Aufgaben, die komplexe Sachverhalte beinhalten und komplizierte Themen behandeln. Dafür gibt es u. a. die Feynman-Methode. Diese Methode beruht auf der Fähigkeit oder dem Ziel, eben diese komplexen Sachverhalte, in einfachen Worten ausdrücken zu können. Der Weg dahin liegt darin, sich selbst oder einer anderen Person schriftlich oder mündlich einen Sachverhalt so lange in einfachen Worten immer wieder zu erklären, bis man nicht mehr in Erklärungsnot gerät. Die Wissenslücken, die sich immer dann auftun, wenn man ins Stocken gerät, werden durch Recherche gefüllt. Dabei ist es wichtig, Fachbegriffe durch alltägliche Beispiele zu ersetzen, damit es wirklich jeder versteht. Denn erst dann, ist man auch bereit, sich mit einem Fachpublikum auseinanderzusetzen.

Andere Techniken, Prinzipien und Theorien gehen in eine ähnliche Richtung. Sie haben grundsätzlich gemein, dass sie den Tag in schaffbare Einheiten einteilen und diese verschriftlicht und nach Erledigung abgehakt werden.  

Die andere Seite der Medaille

Viele Menschen – und insbesondere diejenigen, die ihren Tagesablauf super im Griff haben und erfolgreich sind – tappen jedoch in eine ganz schlimme Falle: Sie erledigen jeden Tag unsagbare viele Dinge, die sehr dringlich sind; davon sind leider nur wenige oder gar keine, wirklich wichtig. Was einem wichtig ist im Leben definiert jeder für sich selbst. Doch in der Regel haben die dringlichsten Angelegenheiten nichts mit Freunden, Familie und Gesundheit zu tun. Doch eigentlich würde jeder zustimmen, dass es sich hierbei um wichtige Dinge handelt.

Das hat Lars Bobach, ein Gründer, Unternehmer und Berater in einem von der Uni Mannheim organisierten Ted Talk erklärt. Er findet den Begriff Zeitmanagement irreführend, es sollte lediglich um Selbstmanagement gehen. Denn Zeit können wir gar nicht managen. Sie lässt sich nicht aufschieben, nicht einsparen und an einem späteren Zeitpunkt abrufen – sie ist immer nur im Moment vorhanden und später ist sie eine andere. Insbesondere lässt sich das eben an den Beziehungen zu den Menschen im engeren Umfeld sehen, denn diese gehen eben auch durch die Zeit, werden älter, verändern sich: Nicht mit der Tochter in den Zoo gegangen? Jetzt hat sie andere Interessen.

Bobachs Lösung ist ein Navigationssystem für das Leben. Es besteht aus zwei Punkten: Erstens schreibe deine Grabrede und zweitens erstelle eine Bucket-Liste (was will ich machen, bevor ich das Zeitliche segne?). Der Hintergrund lässt sich schnell erkennen: Wie soll die Nachwelt über mich denken (Grabrede) und was will ich wirklich im Leben (Bucket-Liste)? Im Ted Talk stellt Bobach den Zuschauern die Frage: Was würdet ihr tun, wenn ihr wirklich mutig wärt? Den Job kündigen, ein Unternehmen gründen, den Partner verlassen oder die eine Person doch mal ansprechen? Die Antwort kommt ganz oben auf die Bucket-Liste.

Wir finden: Die klassischen Techniken des Zeitmanagements sind wirklich gut, um seinen Tag mal in den Begriff zu bekommen. Denn niemand startet ins Leben als erfolgreicher Unternehmer mit Familie und drei Autos in der Garage. Gleichzeitig ist es essenziell, dass man sich selbst und sein Umfeld nicht aus dem Blick verliert. Wenn kein Tagesablauf Platz für Zeit mit den Liebsten hat, dann ist es für die meisten – so strukturiert der Ablauf auch sein mag – der Weg ins Unglück. Also Grabrede schreiben und Bucket-Liste erstellen!