Ausgabe 01/2018

Büro an Bord

So nutzen Sie Fahrtwege effektiv

Geschäftsreisen haben viele Vorteile: Ein persönliches Treffen, Gespräche von Angesicht zu Angesicht – die physische Anwesenheit ist insbesondere für Verhandlungen oder Vertragsabschlüsse enorm wichtig. Wer jedoch sehr oft auf Geschäftsreise ist und möglicherweise auch in ferne Länder fliegt, der weiß: Reisen ist anstrengend und kostet viel Zeit. Daher ist es ratsam, diese sinnvoll zu nutzen. Dank Handy, Laptop und mobilem Internet kann das Büro nahezu überall aufgebaut werden und Sie können sich ganz einfach Arbeit mit in Bus, Bahn oder Flugzeug nehmen. Erledigen Sie mit diesen einfachen Tricks Ihre Aufgaben ganz bequem von unterwegs im sogenannten mobile Office:

1. Übergabe und Erreichbarkeiten

Stellen Sie sicher, dass Sie im heimischen Büro Ihre Abwesenheit vorbereitet haben: Ist eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet? Haben Ihre Kunden einen Ansprechpartner, der Sie vertritt? Sind alle Verantwortungen geklärt? Dann können Sie viel entspannter die anstehende Reise antreten und haben den Kopf frei für die Arbeit unterwegs.

2. Nutzen Sie Reise-Apps

Planen Sie Ihre Geschäftsreise mit der „First Mobile Traveller“-App, informieren Sie sich mit „FlightAware“ über Ihren Flug, lassen Sie sich von „Google-Maps“ durch ferne Länder navigieren, finden Sie WLAN-Hotspots mit der „WIFI-Finder“-App und buchen Sie sich einen Lounge-Zugang an weltweit 170 Flughäfen mit dem „LoungeBuddy“. Wer die elektronischen Helferlein nutzt, kann viele Alltagsprobleme mit einem Klick lösen.

3. Vorbereitung

Wer gut vorbereitet ist, fühlt sich sicherer und entspannter. Denken Sie daran, dass möglicherweise mal kein Internet zur Verfügung steht und ziehen Sie alle wichtigen Unterlagen auf den Laptop oder einen Datenträger. Legen Sie sich eine Pack- und Checkliste an: Ladegerät, Zeitung, Ohropax – so haben Sie alles Wichtige dabei. Auch hier können Sie sich elektronische Unterstützung holen. Verschiedene Apps helfen dabei, Ihre Checklisten zu verwalten.

Ob zu Hause, in Bus und Bahn oder im Flugzeug – einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft nach führt das mobile Office zwar zu Mehrarbeit, aber auch zu gesteigerter Zufriedenheit. Fernab vom Schreibtisch kann sich jeder nämlich selbst einteilen, wann er sich wie lange mit welchem Projekt befassen möchte. Und dank dem technischen Fortschritt gibt es immer mehr Geräte, die das mobile Büro als vollwertigen Arbeitsplatz ausstatten:

Pünktlich am Flughafen angekommen, begeben Sie sich in die Lounge. Dort können Sie in aller Ruhe noch Ihre Mails beantworten. Wenn das auf diesem Tablet nur nicht immer so schwierig wäre. Wer unterwegs mit kleinen Laptops oder gar Tablets arbeitet, ist in solchen Fällen gut mit einer faltbaren Tastatur beraten. Platzsparend und leicht passt sie in jedes Handgepäck und ist schnell auf- und abgebaut. Die Texte sind schließlich getippt und versandbereit – wie sollte es anders sein: „Ihre E-Mail konnte nicht versendet werden.“ Na klar, der Router steht mal wieder in der anderen Ecke der Lounge. Jetzt wird auch klar, warum dort drüben alle sitzen. Doch mit einem mobilen Repeater verstärken Sie pro­­­­­­­­­b­­­lem­los das WLAN-Signal und können so die Mails vor Abflug doch noch abschicken. Schließlich kommen Sie endlich im Airport-Hotel an und wollen den Konferenzraum vorbereiten, da überbringt der Concierge die Hiobsbotschaft: Der Beamer ist kaputt. Wie sollen Sie jetzt nur Ihren zwölf Geschäftspartnern die Power-Point-Präsentation vorstellen, in der alle wichtigen Zahlen und Grafiken hinterlegt sind? Kein Problem, ins mobile Büro gehört natürlich auch ein Beamer. Kaum größer als ein Taschenbuch und ohne störende Kabel läuft das Mini-Modell ganze zwei Stunden – angeschlossen an eine Powerbank wesentlich länger – und der Vortrag ist gerettet. Natürlich sind alle begeistert von der Präsentation, der Sie unterwegs den letzten Feinschliff verpasst haben. Also soll die Tinte auf den Vertrag. Doch panisch stellen Sie fest, genau den haben Sie tatsächlich nicht ausgedruckt. Diesmal zwinkert Ihr Partner Ihnen zu. Er hat tatsächlich noch etwas, das Ihnen fehlt und zaubert einen mobilen Drucker aus seiner Aktentasche. Klein, kompakt und im Handumdrehen sind die wichtigen Dokumente ausgedruckt und unterschrieben.

Solche Gadgets können die Arbeit unterwegs enorm erleichtern und auf einer Geschäftsreise den Stressfaktor schmälern. Aber vergessen Sie nicht: Trotz all der Arbeit, sind Fahrtwege auch zum Entspannen da. Schließen Sie kurz die Augen und tanken Sie Kraft für die nächsten wichtigen Termine oder sehen Sie sich in Ruhe einen Film auf Ihrem Tablet an. Denn auch so lassen sich die Wege zwischen den Terminen sinnvoll nutzen.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Ob Checklisten, Apps oder praktische Gadgets für unterwegs – wer sich ein gut organisiertes mobiles Büro aufbaut, kann Reisezeiten effektiver nutzen