Ausgabe 02/2018

Geschäftsreisen 2018

Persönliche Begegnungen bleiben wichtig

In den letzten Jahren hat sich die Zahl der Geschäftsreisen kontinuierlich erhöht. 2017 wurden rund 118 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt – davon waren 72 Millionen eintägig und 46 Millionen mehrtägig. Im Jahr 2018 wird die Zahl der Geschäftsreisen auf diesem Niveau bleiben oder sogar steigen. Das vermuten 70 Prozent der Dienstreisenden in einer gemeinsamen Umfrage des Deutschen Reiseverbands (DRV), des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) und der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK).

Die Umfrage belegt auch, dass die meisten Geschäftsreisen eigenständig durch den Reisenden und online gebucht werden. Je aufwändiger die Tour – handelt es sich beispielsweise um eine große Entfernung, eine Flugreise oder mehrere Übernachtungen –, desto eher und häufiger wird Unterstützung bei der Buchung durch Sekretäre oder Reisebüros in Anspruch genommen. Viele Geschäftsreisen werden jedoch mit dem Auto durchgeführt, denn der private PKW ist mit 77 Prozent das bevorzugte Fortbewegungsmittel, mit dem Dienstwagen fahren 25 Prozent, mit der Bahn 24 Prozent und nur 6 Prozent der Business Traveller nutzen das Flugzeug.

Generell ist die Stimmung hinsichtlich Geschäftsreisen sehr positiv. Vorgesetzte sehen die Relevanz der persönlichen Meetings, achten aber zunehmend auch auf die Bedürfnisse und Lebensumstände der Mitarbeiter. Das wiederum verstärkt die Reisebereitschaft der Angestellten. Doch Alternativen wie hochauflösende, virtuelle VideoMeetings und Telefonkonferenzen sind Usus geworden, was die Annahme verstärkt, moderne Technik mache die Dienstreise überflüssig. Warum den bequemen Bürostuhl verlassen, kann man doch beispielsweise via Skype einen oder gar mehrere Geschäftspartner zum Video-Gespräch einladen? Zudem spart die technische Meeting-Alternative Reisezeit, Arbeitsstunden und natürlich auch Reisekosten. Dennoch zeigt der hohe Stellenwert der Dienstreise, dass solch ein Hightech-Treffen nicht den persönlichen Handschlag ersetzen kann. Das Zusammenspiel von Mimik, Gestik, Körpersprache, Stimme etc. entscheidet darüber, wie der Gegenüber seine/n Gesprächspartner wahrnimmt, bei einer virtuellen Kommunikation geraten diese Aspekte ins Hintertreffen.

Nicht wegen jeder Lappalie kann und sollte direkt ein Meeting einberufen werden. Daher gilt es durchaus abzuwägen, wann es Sinn macht, das Büro zu verlassen und wann ein Griff zum Telefonhörer doch ausreicht. Eine Studie von Chefsache Business Travel aus dem Jahr 2017 zeigt jedoch deutlich, dass persönliche Treffen gerade bei Produktvorstellungen und Vertragsverhandlungen Vorteile bringen. Mehr als acht von zehn Entscheidern gaben an, dass sich ein reelles Meeting stark auf ihre Abschlussbereitschaft auswirkt und die Chance für Folgeaufträge um 50 Prozent erhöht.

In Krisensituationen oder bei besonders schwierigen Kunden oder Geschäftspartnern ist ein persönliches Treffen sogar unumgänglich. Insbesondere in einem Konflikt ist tatsächliche Nähe wichtig, denn Botschaften von Angesicht zu Angesicht werden seltener missverstanden. Zudem werden in Telefonaten, Skype-Sessions oder Mails unangenehme Themen gerne unter den Tisch fallen gelassen, die Probleme stauen sich an, statt aus der Welt geschafft zu werden.

Generell ist eine Videokonferenz bei temperamentvollen Gesprächen eher unpassend. Denn dabei ist es völlig normal, dass Gesprächsteilnehmer durcheinanderreden, sich auch mal ins Wort fallen. Eine Videokonferenz erfordert von allen Teilnehmern hohe Rededisziplin. Wer hier aus der Reihe tanzt, macht einen gegenseitigen Austausch unmöglich. So praktisch elektronische Kommunikationswege sind, es gibt durchaus Situationen, in denen eine Geschäftsreise effizienter und sinnvoller ist. Viele Unternehmen teilen diese Ansicht, weshalb das persönliche Treffen weder dieses noch in den kommenden Jahren überflüssig wird.

Moderne Technik macht's möglich: Virtuelle Meetings. Doch je nach Thema und Anlass sollten Sie den Wert von persönlichen Begegnungen nicht unterschätzen.