Ausgabe 03/2018

Planung ist alles

Fünf Tipps für ein erfolgreiches Meeting

Die aktuelle DRV Studie „Chefsache Business Travel 2018“ zeigt, dass Geschäftsmeetings noch immer einen hohen Stellenwert einnehmen. Knapp die Hälfte aller Führungskräfte sind sich sicher: Durch persönliche Treffen steigern sie ihren Umsatz um etwa ein Drittel im Vergleich zu Besprechungen per Skype oder telefonisch. Persönliche Begegnungen – ganz gleich ob nun mit Geschäftspartnern oder auch innerhalb des eigenen Unternehmens – sind also sehr wichtig, gleichzeitig aber auch sehr zeitintensiv. Rund 4,5 Arbeitsstunden verliert ein Angestellter im Durchschnitt wöchentlich durch Meetings. Bei Führungskräften sind es sogar 9,1 Stunden pro Woche, also ein kompletter Arbeitstag. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, ist bei Geschäftstreffen Effizienz die oberste Priorität. Wir haben fünf Tipps für Sie zusammengestellt, die Sie bei der Planung eines Meetings beachten sollten, damit es für alle Seiten erfolgreich verläuft.

1. Wer ist der Anführer und wo will die Gruppe hin?

Eine Besprechung sollte immer einen Leiter haben, er lädt ein, organisiert und kümmert sich um alles. Natürlich auch darum, eine ordentliche Agenda vorzubereiten. Er hält fest, was die Ziele des Treffens sind und führt durch das Gespräch. Er achtet darauf, dass niemand den anderen unterbricht und kürzt unpassende Beiträge ab. So erzielt ein Gespräch nicht nur gewinnbringende Ergebnisse, sondern verläuft friedlich und nimmt in der Regel weniger Zeit in Anspruch.

2. In der Kürze liegt die Würze

Lange Meetings sind anstrengend, aber selten zielführend. Legen Sie die Dauer des Meetings fest und halten Sie sich daran. Generell sollte ein Gespräch nie länger als eine Stunde dauern. Die Zeit eindämmen können Sie, indem Sie nur die Leute zu dem Meeting einladen, die auch wirklich inhaltlich etwas zu den Agenda-Themen beitragen können. Zu viele Köche verderben den Brei. Zudem ist jeder Mitarbeiter, der an einem Meeting teilnimmt, beschäftigt und fehlt im Arbeitsalltag.

3. Der frühe Vogel fängt den Wurm

Ein persönliches Treffen ist in den Morgenstunden am besten platziert. Alle sind noch ausgeruht und voller Ideen. Und mal ehrlich: Kaum jemand hat Lust nach dem Mittagessen mit vollem Bauch oder kurz vor Feierabend mit schielendem Auge auf die Uhr in einem Meeting zu sitzen.

4. Feel-Good-Place

Auch die Raumausstattung sollte man im Vorfeld gut planen. Sind genug Stühle da? Funktioniert der Beamer? Gibt es WLAN? Denn erst dann an der Technik rumzutüfteln, wenn schon alle Teilnehmer sitzen, kostet Zeit und sorgt für Missmut in der Runde. Zudem sollte der Tisch abgewischt sein, auf ihm dürfen ruhig ein paar Kekse und Wasser stehen und auch der Raum sollte vorher gelüftet werden. Denn es ist kein Geheimnis: Wer sich wohl fühlt, ist produktiver.

5. Ergebnisse festhalten

Ertragreiche Meetings sind befriedigend. Doch damit dieses Gefühl bleibt, sollten alle Ergebnisse schriftlich festgehalten und an alle Teilnehmer ausgegeben werden. Im besten Fall sogar mit genauen Arbeitsaufträgen. So hat man für die nächste Meeting-Agenda schon wieder einen Ansatzpunkt.

Ein erfolgreiches Meeting sollte im Vorfeld gut geplant werden – wer soll teilnehmen, wann und wo soll es stattfinden und was ist überhaupt Ziel des Meetings?
Neben der inhaltlichen Vorbereitung ist es auch wichtig, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen: Kekse und etwas zu trinken sind da nie verkehrt.